El artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil:
Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.
Las sociedades de capital que incumplan esta obligación se enfrentan a las sanciones recogidas en el artículo 283 de la citada ley:
- El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
- La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.
- En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
- Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.
No obstante, la redacción del artículo 283 no especifica varios puntos que conviene aclarar:
- Método de cálculo de la multa: Las sanciones se calculan del siguiente modo:
- 0,5% del activo, más el 0,5% del importe total de ventas de la última declaración del Impuesto sobre Sociedades presentada en Hacienda.
- Si la sociedad no ha presentado la declaración del Impuesto sobre Sociedades, el 2% del capital social que conste en el Registro Mercantil.
- Acumulación de multas: La sanción es acumulable. Por tanto, la multa se aplicará por cada ejercicio en que la sociedad no haya depositado sus documentos contables.
- Cuál es el término inicial para el cómputo de la prescripción: La infracción de la obligación de depositar las cuentas anuales prescribe a los tres años. El Derecho Administrativo sancionador establece como término inicial para el cómputo de la prescripción de las infracciones administrativas el de la comisión de la infracción. Por consiguiente, la prescripción de la infracción empezará a contarse desde el día siguiente a la conclusión del mes de plazo otorgado para la presentación de la solicitud de depósito en el Registro Mercantil (contado desde la aprobación por la Junta General).